ניהול זמן - לא מה שחשבתם
11-10-2020
מה עובר לכם בראש כשאתם שומעים את המושג ניהול זמן?
ניהול זמן מתחבר בדרך כלל לפרקטיקות כאלה ואחרות של התארגנות.
- איך לתעדף משימות
- איך להתמודד עם כמות המיילים העצומה
- איך לשריין זמן לעבודה אישית בין כל הישיבות
ועוד סוגיות חשובות מהסוג הזה.
בעבודת היעוץ שאני עושה עם מנהלים, השאלה הזו עולה לעיתים.
מה שגיליתי הוא שרק במקרים נדירים האתגר קשור לניהול הטקטי של זמן, לרב הוא קשור לשני תחומים שההתמודדות איתם הרבה יותר מורכבת.
סמכות פנימית
לפעמים הקושי העיקרי לנהל את הזמן נובע מהקושי שלנו לקחת עליו בעלות.
כדי לנהל את הזמן שלנו ביעילות, עלינו להיות מסוגלים לקבל החלטות ולבחור את הדברים שנרצה לעשות בזמן שלנו.
לכאורה זה ברור.
במציאות
הממ... ובכן... פחות
הבעיה מתחילה ברשות הפנימית שלנו לקחת בעלות על הזמן.
למשל, היכולת להגיד לא!
להגיד לא לאחרים אבל לפעמים גם להגיד לא לעצמנו.
כאמור, זו סוגיה מורכבת.
היא קשורה פחות לניהול זמן ויותר לאופן שבו אנחנו מתמקמים
- מול עצמנו
- מול הסביבה
- ובעיקר... מול הציפיות מאיתנו
כשהעומס הופך ללחץ
קורה שהמציאות היא כזו שבמשך זמן רב כמות העבודה גדולה מהזמן שיש כדי לבצע אותה.
זה עניין מתימטי די פשוט – אם מתקיים התנאי:
מספר השעות הנדרש לביצוע העבודה >> מספר שעות העבודה בפועל,
אז בהגדרה, לא כל העבודה יכולה להעשות.
באופן טיבעי, דברים מתחילים ליפול ומשימות מתחילות להתעכב.
{
בסוגריים נאמר שבמקרים כאלה אני כן רואה חשיבות לשתי פרקטיקות ניהוליות:
- האצלת סמכויות – אל תעשה בעצמך מה שאחרים יכולים לעשות
- תיעדוף – אם המצב הוא שיש משימות שיתעכבו ולא יקבלו מענה בזמן, אז לפחות שאלו יהיו המשימות הנכונות מבחינת עדיפויות.
סגור סוגריים.
}
כאשר המצב הזה נמשך לאורך זמן, הסביבה מתחילה לאבד סבלנות, מה שיוצר אצל חלק מהמנהלים תחושה חריפה של תסכול ואכזבה.
זה הרגע בו העומס שהוא נתון אובייקטיבי הופך ללחץ שהוא תגובה רגשית סובייקטיבית.
דוגמא קלסית למקרה כזה היא כאשר אתה מתחיל לשמוע ביטויים כמו "מנסים להחזיק את הראש מעל המים", "טובע בעבודה" ועוד ביטויים מהז'אנר שמתארים איבוד שליטה.
זה יכול להתפתח לכיוון של fight או flight.
Fight
חלק מהמנהלים מרגישים שהם לא מספיק טובים
זוהי חוויה בלתי נסבלת עבורם שממש קשה להם לשאת.
הם מנסים להילחם בה, לעבוד יותר ויותר שעות, הם משקיעים אנרגיה וזמן בניסיון לשפר תהליכים ושיטות ובאופן כללי מנסים להיות יותר טובים.
זה נכון שתמיד אפשר להשתפר אבל עם הזמן השיפור נהיה זניח והתסכול נהיה רק יותר גדול.
Flight
כיוון נוסף הוא התפתחות של האשליה שמחר יהיה יותר טוב.
לא פעם, אני שומע מנהלים שנמצאים בעומס רב, מסבירים לי שהנה רק יגמר הפרויקט הזה והם ישובו לשגרה רגועה יותר.
הם מציירים לעצמם פנטזיה שיוכלו לברוח אליה.
אם רק יחזיקו מעמד עוד קצת, הכל יהיה בסדר – מה שכמובן לא קורה. כי תמיד יהיה עוד פרויקט ועוד milestone ועוד ועוד ועוד...
עומס הוא מצב סטנדרטי בהרבה ארגונים (נשמור לפעם אחרת, את הדיון אם זה טוב או לא)
לכן היום יותר מתמיד, חשוב שמנהלים בכירים ידעו להבחין מתי העומס על העובדים שלהם הופך ללחץ.
כי ניהול זמן עוד יכול להועיל כשאתה בעומס – הוא הרבה פחות משמעותי כשאתה בלחץ.
