פגישות Retrospective - האומץ להתבונן פנימה?
20-06-2021
באחד הארגונים שליוויתי בעבר, ניסינו לקיים תהליך retrospective קבוע.
למי שלא מכיר את הטרמינולוגיה, retrospective הוא אחד הטקסים הבסיסיים במסגרת מתודולוגית ה scrum.
מדובר במפגש קבוע של הצוות שמטרתו היא לבחון מה הוא יכול לשפר באופן שבו הוא פועל.
הרציונאל של התהליך הזה, כמו של ה scrum באופן כללי, הוא שבירה של פרויקטים גדולים למנות קטנות שהולכות ומצטברות אינקרמנטלית.
במקום שינויים דרמתיים, שיפור מתמיד, שמורכב מאין סוף צעדים קטנים.
סך הכל – מנגנון הגיוני מאוד, לא?
נחזור לסיפורנו, אחרי שני מפגשים, המלצתי להנהלת הארגון לשים את התהליך הזה על הולד.
המפגשים היו משעממים, נטולי אנרגיה ואם לא היו שם שניים שלושה אנשים שקיבלו במה לומר את מה שהם ממילא אומרים כל הזמן לכל מי שרוצה (או לא רוצה) לשמוע, המפגש היה שתיקה אחת ארוכה.
רק כמה חודשים אחר כך, כשהרגשתי שהמערכת בשלה לזה, החזרנו שוב את התהליך.
עשינו את זה בהדרגה, בתדירות נמוכה, עם כמות הולכת וגדלה של משתתפים שבאו על בסיס בחירה ללא חובת נוכחות.
לא היה קל לשכנע את הארגון לעבור למוד הזה (כי הרי לא ככה עושים retrospective לפי הספר) – אבל התוצאות היו כל כך חיוביות שהם זרמו איתי.
הסיפור הזה חזר על עצמו בורייאציות כאלה או אחרות בכמה ארגונים שעבדתי איתם.
מתברר שמכל הטקסים והתהליכים של ה scrum, ה retrospective הוא הקשה מכולם.
(ומניסיוני, אני אוסיף, גם זה שעובד הכי פחות טוב).
איך אני מזהה שיש לצוות קושי לקיים את הארוע הזה והוא לא אפקטיבי במיוחד?
יש כמה אינדיקציות קלסיות, כמו התדירות, רמת הנוכחות, פרק הזמן שמקדישים למפגש וכו'
אבל מעל כל אלה יש את האינדיקציה החשובה ביותר והיא – מה התוכן שעולה במפגש.
בחלק גדול מהפעמים שאני מתארח במפגשי retrospective אני נוכח לדעת שרב הדברים שעולים במפגש נוגעים לשתי נקודות:
- העמידה (או אי העמידה) של הצוות ביעדים שהוא שם לעצמו
- גורמים חיצוניים שמקשים על עבודת הצוות (שינויי דרישות, דרישות לא ברורות, מחסור במשאבים וכיו"ב).
למה אני רואה בנושאים האלה אינדיקציה לבעיה?
מכיוון ששני הנושאים האלה (ואל תבינו אותי לא נכון - הם חשובים מאוד) הם חיצוניים לצוות עצמו ומפנים את הזרקור החוצה בעוד שלדעתי האימפקט המשמעותי ביותר של retrospective הוא דווקא המבט פנימה.
אפשר לראות איך בצוותים שנצמדים באדיקות למבט החוצה מפגשי ה retrospective הופכים להיות משעממים וחזרתיים – הם נשמעים כמו העתק אחד של השני.
אפס אימפקט ואפס התפתחות של הצוות.
העמדה שלי היא שיש קשר ישיר בין רמת הצוותיות והקשרים האישיים בתוך הצוות לבין איכות הביצועים שלו.
ואם רוצים לשפר את ביצועי הצוות, ראוי להקדיש זמן לשיפור רמת הצוותיות והמחוברות בתוך הצוות.
את זה לא עושים אם מביטים החוצה – על הגורמים החיצוניים שמפריעים לצוות או על העמידה שלו ביעדי הארגון.
את זה עושים אם מעיזים להסתכל פנימה ולדבר על מה שלפעמים קשה לדבר עליו.
לדינמיקה הלא מודעת, זו שפועלת מתחת לפני השטח ביחסים הבין אישיים בצוות, יש חלק חשוב בסיפור של הצוות וביכולת שלו לייצר תפוקות משמעותיות.
{
בסוגריים נאמר, שאויירה טובה ויחסים נעימים בין האנשים בצוות, אינה בהכרח אינדקציה לדינמיקה בריאה.
יכול מאוד להיות שהאווירה הטובה היא מנגנון הגנה שנועד להתמודד עם קושי לומר דברים קשים אחד לשני.
אסור שאווירה טובה תהיה תחליף ליכולת לתת פידבק אחד לשני ולהאיר גם האיזורים האפלים שקיימים בצוות.
סגור סוגריים.
}
אני מציע שמפגש ה retrospective יהיה קצת יותר introspective.
שתהיה בו התבוננות פנימה, אל מה שקורה בתוך הצוות עצמו,
שלמשתתפים בו תהיה היכולת להכיל גם רגשות קשים שיצופו כשדברים שלא נאמרים ביום יום, יעלו על פני השטח,
שהוא יהיה מרחב בטוח לתת ולקבל משוב אחד מהשני.
כשאני מציע את זה, אני נתקל לרב בהתנגדות.
ועוד איזה התנגדות... לא מוכנים לשמוע...
אני מבין אותם.
קודם כל – זו באמת בקשה גדולה – להיות חשופים ופגיעים ולדבר על מה שבאמת לא עובד.
בנוסף, אני מבקש מהם לעשות משהו שהם לא רואים בשום מקום אחר.
הם לא רואים את המנהלים שלהם עושים את זה.
הם לא רואים את הנהלת הארגון עושה את זה.
אז למה שהם יעשו את זה?
הם צודקים.
זוכרים את הסיפור מתחילת הפוסט?
אחד השינויים שאפשר את החזרה ל retrospective של הצוות היא העובדה שהתחלנו עם הנהלת הארגון תהליך שאני קורא לו הנהלה מדברת על עצמה
תהליך שבו צוות ההנהלה מתבונן על עצמו ואל עצמו.
לתהליך הזה יש השפעה סביבתית רבה, בין היתר הוא מודלינג מצויין לאופן שבו נתפסת עבודת צוות מיטבית בארגון.
כי ברגע שצוות מתגבר על ההגנות שמונעות ממנו להתבונן פנימה, היכולת שלו להתמודד עם הקשיים החיצוניים הופכת לקלה הרבה יותר
